HMS-egenerklæringen er et obligatorisk dokument i mange offentlige anskaffelser. Den bekrefter at leverandøren har et fungerende system for helse, miljø og sikkerhet. Feil med HMS-egenerklæringen er en vanlig avvisningsgrunn, ofte på grunn av signaturfeil eller bruk av feil skjema.
HMS-egenerklæringen er en bekreftelse på at leverandøren:
Erklæringen er ikke en sertifisering, men en egenerklæring fra leverandørens side.
HMS-egenerklæring er påkrevd i anskaffelser av:
For rene varekjøp kreves normalt ikke HMS-egenerklæring, med mindre leveransen inkluderer installasjon, montering eller andre tjenesteelementer.
I praksis varierer kravet med anskaffelsestype og hva konkurransegrunnlaget bestemmer. Hvis HMS-egenerklæring er etterspurt, er det normalt et obligatorisk vedlegg som må leveres innen fristen.
Konkurransegrunnlaget vil alltid angi om HMS-egenerklæring kreves og eventuelt hvilket skjema som skal brukes. Les dette nøye – noen oppdragsgivere har egne maler.
HMS-egenerklæringen må signeres av person med myndighet til å forplikte virksomheten.
Det er viktig å skille mellom hvem som kan signere HMS-egenerklæringen og hvem som kan signere selve tilbudet. Mange oppdragsgivere krever at HMS-egenerklæringen signeres av daglig leder, selv om tilbudet signeres av andre med fullmakt.
Sjekk konkurransegrunnlaget for spesifikke krav.
HMS-egenerklæringen må gjelde riktig juridisk enhet. Vanlige feil:
Organisasjonsnummeret må stemme med firmaattest og ESPD.
Det finnes et standardskjema for HMS-egenerklæring, men noen oppdragsgivere bruker egne maler. Vanlige feil:
Bruk alltid skjemaet som følger med konkurransegrunnlaget.
Noen konkurransegrunnlag krever at HMS-egenerklæringen ikke er eldre enn en viss periode. Selv om erklæringen i seg selv ikke har utløpsdato, kan oppdragsgiver sette aldersgrenser.
Alle relevante felt i skjemaet må fylles ut:
Leverandører fra andre land har ikke norsk internkontrollforskrift, men må fremlegge tilsvarende dokumentasjon. Dette kan være:
Konkurransegrunnlaget eller spørsmål til oppdragsgiver vil avklare hva som kreves.
Når flere virksomheter går sammen om et anbud, må normalt hver deltaker levere egen HMS-egenerklæring. Alle deltakere må ha fungerende HMS-systemer.
Dersom leverandøren bruker underleverandører til vesentlige deler av oppdraget, kan oppdragsgiver kreve HMS-egenerklæring også fra disse. Dette fremgår av konkurransegrunnlaget.
Nyetablerte selskaper må også ha etablert internkontrollsystem for å kunne levere HMS-egenerklæring. Systemet trenger ikke være omfattende, men må dokumentere at virksomheten har systematisk HMS-arbeid.
HMS-egenerklæringen må ses i sammenheng med øvrig dokumentasjon.
I ESPD bekrefter leverandøren at kvalifikasjonskrav oppfylles. Hvis HMS-egenerklæringen mangler eller er feil, kan dette stå i motstrid til ESPD-bekreftelsen.
Organisasjonsnummer og firmanavn må være identiske i HMS-egenerklæring og firmaattest.
Avsenderinformasjon i tilbudsbrevet bør stemme med HMS-egenerklæringen.
Elektronisk signatur aksepteres på HMS-egenerklæring i de fleste tilfeller.
Noen oppdragsgivere krever fortsatt fysisk signatur. Sjekk konkurransegrunnlaget.
Å verifisere at HMS-egenerklæringen er korrekt utfylt kan gjøres manuelt, men det er lett å overse detaljer som feil organisasjonsnummer eller manglende samsvar med andre dokumenter. Et verktøy som Anbudssjekk kan støtte denne kontrollen ved å strukturere verifiseringen mot konkurransegrunnlagets spesifikke krav.
HMS-egenerklæringen er et tilsynelatende enkelt dokument, men feil her kan føre til avvisning. De viktigste kontrollpunktene er å bruke riktig skjema, sikre at organisasjonsnummeret er korrekt, og at erklæringen er signert av riktig person. For mer om dokumentasjonskrav generelt, se obligatoriske anbudsdokumenter. En systematisk sjekkliste før innsending fanger opp de fleste slike feil.
02.02.2026